Een uitbetaling is geen enkele handeling maar een keten van stappen bij verschillende partijen. Wie die keten kent, kan een gemelde termijn beter plaatsen en ziet waar wachttijd zich kan opbouwen.
Vastleggen van het verzoek
Een verzoek wordt eerst vastgelegd in de administratie van de aanbieder: bedrag, methode en tijdstip. Vanaf dat moment staat het in een wachtrij voor behandeling. De duur van deze stap hangt af van de manier waarop verzoeken worden ingepland, niet van de betaalmethode.
Interne controle
Daarna volgt de controlefase. Hierin wordt onder meer gekeken of het account voldoet aan de gestelde voorwaarden, of de gegevens compleet zijn en of de uitbetaling naar een rekening gaat die bij de accounthouder hoort. Deze stap is de belangrijkste bron van verschil in doorlooptijd: een compleet en gecontroleerd account gaat vlotter door de fase dan een account waarvoor nog documenten nodig zijn.
Verificatie van de identiteit
Identiteitscontrole hoort bij het reguliere proces en gebeurt niet bij iedere uitbetaling opnieuw. Ze wordt uitgevoerd bij de eerste uitbetaling, na wijzigingen in de gegevens of wanneer een document is verlopen. Zolang de controle open staat, blijft het verzoek in de controlefase; het bedrag verlaat de aanbieder dan nog niet.
Overdracht aan de betaalprovider
Is de controle afgerond, dan gaat de opdracht naar een betaalprovider of rechtstreeks naar een bank. Vanaf dat punt bepaalt het betalingsverkeer het tempo. Providers verwerken opdrachten in vaste rondes met afsluittijden; wat na een afsluittijd binnenkomt, gaat mee in de volgende ronde. Buiten werkdagen schuift verwerking door. Dat verklaart waarom twee verzoeken met dezelfde interne doorlooptijd op verschillende momenten kunnen worden bijgeschreven.
Waarom termijnen verschillen
Verschillen in doorlooptijd komen dus uit drie hoeken: de planning van de wachtrij, de staat van de controle en het externe betalingsverkeer. Een aanbieder kan alleen over de eerste twee uitspraken doen. Een gemelde termijn beschrijft daarom vaak het interne deel van het traject, terwijl de bijschrijving op de rekening het einde van de hele keten is. Bij het vergelijken van informatie helpt het om na te gaan welk deel van de keten een genoemde termijn dekt.